1. Первый вход

В акте сдачи-приемки оказанных услуг к договору на Виртуальную АТС в пункте 2 указаны реквизиты для первого доступа в Личный кабинет (Логин/пароль), в пункте 3 – адрес входа в Личный кабинет. Эти данные необходимы для входа в Личный кабинет ВАТС и проведении всех необходимых настроек.

В первую очередь необходимо создать всех пользователей ВАТС (внутренние номера).

2. Создание сотрудников

При первом входе вы попадете в раздел «Настройки» — «Сотрудники». Создайте аккаунты для всех своих сотрудников через кнопку «Добавить сотрудника»:

При клике на кнопку появляются поля, которые необходимо заполнить для создания сотрудников:

• Имя сотрудника. Укажите Фамилию и Имя сотрудника (можно только имя).
• Логин. Сгенерируется автоматически (но вы можете поменять логин на свой). Указанный логин будет использоваться для входа в Личный кабинет и при настройке телефонных аппаратов или софтфона.
• Пароль. Рекомендуем создавать пароли автоматически через кнопку «Создать новый пароль». Данный пароль используется для входа в Личный кабинет.
• Должность. Поле несет сугубо информативный характер, заполняется без ограничений.
• Права в системе. С помощью данного поля вы можете ограничить права сотрудника в Личном кабинете ВАТС. В Личном кабинете существует три уровня доступа:
  1. Администратор. Видит историю и статистику по всем пользователям, может управлять настройками ВАТС (создавать сотрудников, менять маршрутизацию входящих звонков, управлять дополнительными опциями).
  2. Пользователь.Видит статистику всей компании, может настраивать только свой профиль.
  3. Ограниченный пользователь. Видит только свою статистику, можете настраивать только свой профиль.
• Внутренний номер. Номер генерируется автоматически, но вы всегда можете его поменять.

Внимание! При создании добавочного короткого запрещается создавать номера, начинающиеся на 0, а также номера экстренных и справочных служб: 112, 101, 102, 103, 04, 104, 100, 115, 121, 123, 109, 125, 149, 141.

• E-mail. На указанную эл. почту сотруднику придет письмо с указанием логина, пароля, внутреннего номера и ссылкой на скачивание софтфона (приложения для звонков через ПК).Рекомендуем указывать личную почту для каждого сотрудника во избежание потери реквизитов для доступа в Личный кабинет и настройки телефонов.
• Моб. телефон – Укажите личный номер сотрудника и при необходимости включите моментальную переадресацию или с задержкой. Вы можете указать здесь не только мобильный номер, но и городской.

Справа, в верхнем углу, указано максимальное количество пользователей, которые можно создать в рамках вашего тарифного плана.

3. Создание отделов для группового приема звонков

После создания всех сотрудников вы можете объединить сотрудников в отделы для группового приема входящих звонков. Например, менеджеров по продажам объединить в один отдел, который будет принимать все входящие от клиентов.

В настройках раздела вы может настроить правила распределения входящих звонков между сотрудниками одного отдела:

1. Всем сразу.Звонок поступит одновременно всем сотрудникам, входящим в этот отдел. Как только один из сотрудников ответит на звонок, он прекратит поступать его коллегам. Мы рекомендуем именно этот алгоритм, чтобы ваши сотрудники максимально быстро отвечали клиентам и «хватали» звонки как можно быстрее.
2. Равномерно. Звонок сначала поступит сотруднику, который дольше всех не получал звонок. Так вы сможете организовать наиболее честное и равномерное распределение входящих звонков (заказов) между сотрудниками.
3. По очереди. Сначала звонок поступит первому сотруднику, затем следующему с определённой̆ задержкой̆ (предыдущему сотруднику звонок перестает поступать). Задержка между переключениями звонков и порядок обзвона сотрудников настраивается в интерфейсе.
4. По нарастающей.Похоже на логику «По очереди», за исключением того, что при переключении звонка на следующего сотрудника звонок с предыдущего не снимается.

После формирование отдела, необходимо указать какие действия будут совершаться при неответе сотрудников в течение определенного времени. Есть три варианта:

• Предложить оставить сообщение на автоответчик. В личный кабинет уже загружено стандратное сообщение автоответчика, но вы можете загрузить свое.
• Спустя определенное время перевести звонок на любой внешний номер (как сотовый, так и стационарный). Если номер не ответ в течение 30 секунд,звонок переведется на автоответчик.
• Перевод номера на любого сотрудника компании или отдел.

Вы также можете подключить специальную опцию «Для нетерпеливых клиентов». Мы посчитали, что если сотрудники долго не отвечают, позвонившие клиенты начинают класть трубку с 20-й секунды. Чтобы не допустить этого, рекомендуем включить опцию «Для нетерпеливых клиентов», извиниться перед клиентом за ожидание и предложить заказать обратный звонок из очереди. Также вы можете предложить оставаться на линии или оставить голосовую почту.

Для того, чтобы все настройки вступили в силу необходимо нажать на кнопку «Сохранить». Вы можете создать любое количество отделов без ограничений: отдел продаж, техническая поддержка,  бухгалтерия, юристы и т.д. Любой сотрудник может быть включен в несколько отделов и принимать звонки в каждом из них.

После создания всех сотрудников и объединения их в отделы вы можете переходить к настройке приема входящих звонков.

4. Настройка приема входящих звонков

В разделе «Номера» указаны все телефонные номера, подключенные к вашей Виртуальной АТС с графической схемой приема звонка на каждый из номеров.

В настройке номеров вы можете выбрать:

1. Как будет номер принимать звонки: по расписанию компании или круглосуточно.
2. На какой отдел или сотрудника будет поступать входящий звонов;
3. Подключить голосовое меню самообслуживания;
4. Загрузить приветствие вместо гудка;

На этом базовая настройка АТС завершена, вы можете приступить к дополнительным настройкам. Для старта работ вам необходимо подключить телефонные аппараты для всех сотрудников либо скачать и настроить софтфон.