1. История и запись звонков

Виртуальная АТС поможет вашей компании контролировать телефонные продажи. История звонков (детализация) — один из важнейших разделов Виртуальной АТС, где отображаются все звонки ваших сотрудников. Здесь вы можете:

• фильтровать звонки за любой период, по клиентам, сотрудникам, типам;
• видеть базовые статистические данные в соответствии с фильтрами;
• видеть звонки всей компании или только свои;
• прослушать записи разговоров и скачать их себе на компьютер;
• распечатать детализацию звонков;
• выгрузить историю в Excel для построения индивидуальных отчетов.

Обращаем Ваше внимание, что на текущий момент в Истории отображаются звонки только в внешними номерами, разговоры по внутренним номерам не фиксируются.

Вы можете посмотреть статистику как по всем сотрудникам, так и по отдельно выбранному. Для этого нужно просто нажать на имя сотрудника в колонке «Сотрудники». Аналогичным образом можно поставить фильтр и по клиенту (через клик на номер телефона в поле «Клиент»).

2. Статистика и аналитика

В разделе «Статистика» вы можете посмотреть графически отчеты по:

• Количеству звонков (с разделением на входящие/исходящие/пропущенные звонки)
• Направлению звонков
• Рейтинг сотрудников

В отчете по количеству звонков вы видите совокупные графические данные по обработке звонков в своей компании.Доступна сортировка звонков за определенный период, агрегация данных по дням, неделям или месяцам, а также различное представление статистики: в виде гистограммы (столбчатый график) или классического линейного графика. Каждый столбец или точка графика в статистике кликабельны. Можно посмотреть, что в среду было 8 пропущенных звонков. Кликните на точку графика пропущенных вызовов. Система откроет раздел “История”, отсортирует звонки по дате и по пропущенным за этот период. Вы увидите всех клиентов, которые не смогли дозвониться до вас в среду.

Отчет по направлениям позволяет проанализировать, куда чаще звонят ваши сотрудники.

Отчет «Рейтинг сотрудников» позволяет вам оценить эффективность работы сотрудников вашей компании. Отчет рассчитывает средние показатели эффективности по вашей компании и представляет информацию по эффективности каждого из сотрудников с учетом того, выше или ниже показатели его эффективности относительно средних значений по вашей компании.

Для получения доступа к разделу «Статистика» необходимо подключение пакета «Аналитика» к Виртуальной АТС.

3. Уведомление о пропущенных звонках

Настройте уведомления о пропущенных звонках, чтобы не потерять ни одного клиента.

Функция предназначена для руководителей и сотрудников отделов продаж, которые хотят оперативно узнавать о пропущенных звонках от клиентов, и быстро перезванивать им.Вы можете настроить, кто из сотрудников будет получать уведомления. Для настройки уведомлений по e-mail достаточно либо указать сотрудника (у которого в профиле будет указан e-mail), либо указать произвольный e-mail.

Также вы можете настроить получение уведомлений через мессенджер Telegram. Для активации рассылки просто следуйте инструкциям по настройке.

Вот так выглядит бот Виртуальной АТС в Telegram c примерами уведомлений:

4. Заказ обратного звонка

Клиентам, которые не хотят ожидать на линии, вы можете предложить заказать обратный звонок. При заказе такого звонка, позвонивший клиент сохранит свою позицию в очереди и, как только один из сотрудников отдела освободится, система позвонит сначала сотруднику, затем клиенту. Это поможет вам удержать клиентов и повысить их лояльность, т.к. больше не нужно долгое время ожидать на линии ответа менеджера.

Настраивается заказ обратного звонка из очереди в настройках «Отделов» в разделе «Для нетерпеливых клиентов».

Обратите внимание, что обратный звонок имеет ограничение по времени, которое равно времени, настроенному в предыдущем разделе «Если никто из сотрудников не отвечает в течение…». В случае если истекло время ожидания в очереди и ни один из сотрудников не ответил на звонок, система перезвонит клиенту, извинится и предложит оставить сообщение на автоответчик.

Мы рекомендуем устанавливать ожидания ответа в размере 10 минут. Если вы установите небольшое время ожидания, например, 30 секунд, ни один из сотрудников не успеет обработать обратный звонок, и клиент получит сообщение о недоступности отдела с предложением оставить голосовую почту.

5. Настройка автоответчика

Для получения сообщений с автоответчика необходимо настроить автоответчик компании в разделе «Еще».

Выберите сотрудников, которые будут получать сообщения с автоответчика либо укажите любой внешний e-mail.